Taken van de officemanager: wat doet een officemanager?

Binnen een bedrijf gebeurt er op een dag van alles. Er moeten vergaderingen gepland worden, collega’s hebben vragen en ondertussen belt er een leverancier met een spoedvraag. Wie zorgt ervoor dat alles soepel blijft lopen? Juist, de officemanager. Maar wat doe je als officemanager precies? Welke taken heb je als officemanager? En wat komt er allemaal kijken bij deze functie? Ontdek het in deze blog.
 

Wat doet een officemanager?

Als officemanager ben je eigenlijk een soort regisseur achter de schermen. Alles wat nodig is om een kantoor goed te laten functioneren, komt op je bordje. Denk aan administratie, het ondersteunen van collega’s, interne communicatie en soms zelfs HR- en financiële taken.
 
Wat deze functie zo leuk maakt? Geen dag is hetzelfde. Je begint je ochtend misschien wel met het checken van de e-mails en het beantwoorden van vragen van collega’s. Daarna plan je een belangrijke vergadering in, terwijl je tussendoor een lastminuteprobleem met de printer oplost. En voor je het weet, ben je bezig met het organiseren van een teambuildingdag.
 
Kortom: als officemanager zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Jouw inzet maakt het verschil.
 
Wil jij een spin in het web zijn en het verschil maken? Volg Kort HBO Officemanagement en leer in 12 maanden tijd het vak van officemanager.
 

Wat zijn de taken van een officemanager?

 

1. Administratie en documentbeheer                                                       

Zonder een goed georganiseerde administratie loopt een bedrijf al snel vast. Als officemanager zorg jij ervoor dat alle documenten netjes worden bewaard en dat belangrijke informatie makkelijk terug te vinden is. Dit betekent onder andere:
 

• het verwerken van e-mails en post;
• het opstellen en archiveren van contracten en andere documenten;
• het notuleren van vergaderingen en bewaken van actiepunten.

 
Doordat jij zorgt voor een geordende administratie, voorkom je dat jij en je collega’s onnodig lang, misschien wel gefrustreerd, aan het zoeken zijn naar de juiste informatie.
 

2. Plannen en coördineren                                                           

Als officemanager ben je vaak degene die de touwtjes in handen heeft als het gaat om planning en organisatie. Hierbij kun je denken aan:
 

• het inplannen en voorbereiden van vergaderingen;
• het beheren van agenda’s, vooral die van managers of directieleden;
• het regelen van zakelijke reizen en evenementen.

 
Door jouw sterke planning- en coördinatieskills zorg jij ervoor dat iedereen op de juiste plek is op het juiste moment.
 

3. Zorgen dat het kantoor goed functioneert

Een prettige en efficiënte werkplek is ontzettend belangrijk. Als officemanager regel je alles wat daarvoor nodig is, zoals:
 

• het bestellen van kantoorartikelen;
• contact onderhouden met leveranciers en dienstverleners;
• corgen dat alle faciliteiten werken (denk aan koffieapparaten, printers en wifi).

 
Kortom: als er iets mis is op kantoor, ben jij degene die het (snel) fixt. Dit maakt jou een onmisbare schakel binnen de organisatie.
 

4. HR-taken en personeelszaken

In veel organisaties speelt de officemanager ook een rol binnen de HR-afdeling. Denk hierbij aan:
 

• nieuwe medewerkers inwerken en wegwijs maken;
• personeelsdossiers en contracten beheren;
• ondersteunen bij sollicitatieprocedures.

 
Als officemanager ben jij vaak het eerste aanspreekpunt voor collega’s als het gaat om HR-gerelateerde vragen.
 
Wil jij je kennis en vaardigheden vergroten op het gebied van personeel en organisatie? Ontdek ons HBO Programma HRM voor Officemanagers en creëer zo meerwaarde voor je bedrijf.
 

5. Financiële administratie

Veel bedrijven hebben voor de financiële administratie een aparte afdeling of een accountant. Toch kan het voorkomen dat je in de functie van officemanager financiële taken oppakt, zoals:
 

• facturen verwerken en controleren;
• declaraties van medewerkers afhandelen;
• budgetten bewaken en uitgaven bijhouden.

 
Je zorgt er hiermee voor dat de financiële administratie van het bedrijf netjes op orde blijft.
 

6. Interne communicatie en werksfeer

Naast al deze taken speel je ook een grote rol in de sfeer op de werkvloer. Hierbij kun je denken aan:
 

• het organiseren van teamuitjes en borrels;
• het versturen van interne nieuwsbrieven en updates;
• het coördineren van bedrijfsbrede initiatieven.

 
Als officemanager ben jij vaak degene die zorgt voor een fijne werksfeer en goede communicatie binnen het team. Lees meer over wat een officemanager doet en wat de functie inhoudt.
 
Wil jij ontwikkelen tot office executive op HBO-niveau en de juiste vaardigheden opdoen voor de bovenstaande taken van de officemanager? Volg de HBO Bachelor Executive Officemanagement en verfijn je organisatietalent en betrokkenheid om de processen binnen je bedrijf optimaal te laten verlopen.
 

Welke vaardigheden heb je nodig als officemanager?

Om de functie van officemanager goed uit te voeren, heb je een mix van organisatorische en sociale vaardigheden nodig. Dit zijn de belangrijkste eigenschappen van een succesvolle officemanager:
 

• Goed georganiseerd zijn: je moet overzicht houden en meerdere ballen tegelijk in de lucht kunnen houden.
• Communicatief sterk: je hebt met veel mensen te maken, zowel binnen als buiten de organisatie.
• Oplossingsgericht denken: problemen komen dagelijks voorbij, maar jij ziet overal een oplossing voor.
• Zelfstandig kunnen werken: je weet wat er moet gebeuren en pakt dingen op zonder dat iemand het hoeft te vragen.
• Stressbestendig zijn: drukke dagen? Lastminute wijzigingen? Jij blijft rustig en schakelt snel.

 
Kortom: je bent een aanpakker, een planner en een regelaar in één. En jouw inzet maakt het verschil binnen de organisatie.
 

Waarom is een officemanager zo belangrijk?

De officemanager is praktisch de ruggengraat van een organisatie. Zonder iemand die het overzicht bewaart, knelpunten oplost en zorgt dat alles goed verloopt, zouden veel bedrijven minder efficiënt werken.
 
Of je nu houdt van plannen, organiseren, ondersteunen of gewoon graag wilt werken in een dynamische omgeving – officemanagement is een vak waarin je echt het verschil kunt maken.
 

Is officemanagement iets voor jou?

Jij bent als officemanager de spil binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat alle processen soepel verlopen en iedereen zijn werk optimaal kan uitvoeren. Dankzij jouw veelzijdigheid en organisatietalent bewaar je altijd het overzicht en schakel je snel tussen verschillende taken.
 
Ben jij op zoek naar een veelzijdige en uitdagende functie waarin geen dag hetzelfde is? Bekijk onze Officemanagement-opleidingen en ontdek hoe je jouw organisatietalent en betrokkenheid kunt inzetten en een efficiënte en prettige werkomgeving creëert.