Zo maak je een waterdicht projectplan volgens de 6 fases van elk project

Als supportprofessional ben je de spil van een organisatie. Jij zorgt voor soepele processen en coördineert veel taken. Het opzetten en uitvoeren van vlekkeloze projecten is daarbij essentieel. In deze blog ontdek je hoe je een waterdicht projectplan opstelt, met aandacht voor de zes belangrijkste fasen van projectmanagement. 

Wat is een projectplan? 

Een projectplan is een gedetailleerd document dat de strategie, doelstellingen, omvang, taken, deadlines en benodigde resources van een project beschrijft. Het is een soort blauwdruk die het projectteam begeleidt bij elke fase van het project, van begin tot eind. Door het projectplan goed te beheren en bij te werken, zorg je ervoor dat het project op koers blijft en succesvol wordt afgerond. 

De zes fases van elk project 

Elk project doorloopt zes verschillende fases, of dit nu gaat om de implementatie van een nieuw digitaal systeem of om het organiseren van een evenement. Deze zes fases geven jou en je collega’s een kader waarbinnen activiteiten kunnen worden gepland en uitgevoerd. Door het project op te delen in afzonderlijke fases behoud je overzicht en kun je de voortgang beter in de gaten houden. 

1. Initiatieffase: definieer het doel en de omvang van het project 

Het begint allemaal met een duidelijk gedefinieerd doel. Stel je voor dat je als officemanager betrokken bent bij het opzetten van een bedrijfsevenement, zoals een jaarlijkse conferentie. In de initiatieffase werk je samen met het managementteam om het doel van de conferentie vast te stellen, bijvoorbeeld het bevorderen van klantrelaties en het introduceren van nieuwe producten. Je definieert ook de omvang van het evenement, inclusief het aantal deelnemers, de locatie, de duur en het budget. Je schrijft dit allemaal op in je projectplan, zodat iedereen dit overzicht altijd bij de hand heeft. 

2. Definitiefase: ontwikkel een gedetailleerd actieplan 

Een goed doordacht actieplan is de sleutel tot succes. In deze fase werk je nauw samen met leveranciers en jouw eigen projectteam om een gedetailleerd actieplan op te stellen. Je stelt in deze fase deadlines vast voor taken zoals het boeken van de locatie, het regelen van catering, het ontwikkelen van marketingmateriaal en het coördineren van sprekers. Je maakt in je projectplan een gedetailleerd schema waarin alle taken, verantwoordelijkheden en deadlines duidelijk zijn vastgelegd. 

3. Ontwerpfase: teken het project van tevoren uit 

Nu is het tijd om de structuur van het project te ontwerpen en te bepalen hoe het project er precies uit komt te zien. Stel je voor dat je betrokken bent bij het plannen van een kantoorverhuizing. In deze fase werk je samen met het projectteam om de ideale lay-out van het nieuwe kantoor te ontwerpen. Je analyseert de behoeften van verschillende afdelingen, organiseert brainstormsessies om ideeën te genereren en creëert een conceptueel plan voor de indeling van de ruimtes, inclusief werkplekken, vergaderruimtes en gemeenschappelijke voorzieningen. Alle input verzamel je in je projectplan en vat je bondig samen zodat je de kernpunten later gemakkelijk kunt terugvinden. 

4. Voorbereidingsfase: bereid alle nodige middelen voor 

In de voorbereidingsfase zorg je ervoor dat alle benodigde middelen beschikbaar zijn voor de uitvoering van het project. Als officemanager ben je verantwoordelijk voor het bestellen van materialen, het inhuren van externe dienstverleners en het regelen van eventuele vergunningen. Je zorgt ervoor dat alles klaar staat voordat de daadwerkelijke uitvoering begint. In jouw projectplan houd je een lijst met benodigdheden bij die je kunt afvinken. Zo weet je altijd wat je al besteld hebt en wat er nog moet gebeuren. 

5. Realisatiefase: voer het plan uit en houd je focus 

Nu is het tijd om het plan tot leven te brengen. Tijdens de realisatiefase ben je de spin in het web die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Je coördineert de inspanningen van het team, houdt regelmatig vergaderingen om de voortgang te bespreken en zorgt ervoor dat eventuele problemen snel worden opgelost. Bijvoorbeeld, als er onverwachte vertragingen optreden bij de levering van materialen, onderneem je direct actie om alternatieven te vinden en het schema aan te passen. 

6. Nazorgfase: evalueer en optimaliseer het project 

Als laatste stap neem je de tijd om het project te evalueren en lessen te trekken uit de ervaringen. In de nazorgfase reflecteer je op het verloop van het project en identificeer je lessen die kunnen worden geleerd voor toekomstige projecten. Je analyseert wat goed ging en wat beter kon en formuleert aanbevelingen voor verbetering. Bijvoorbeeld, je zou kunnen concluderen dat bepaalde processen efficiënter kunnen worden ingericht voor toekomstige projecten. Dit is ook het moment om jouw projectplan er weer bij te pakken en goed na te denken of dit wel volledig was. 

Door in je projectplan altijd rekening te houden met deze zes fases van een project, zorg je ervoor dat je van begin tot eind een waardevol handvat hebt waar iedereen binnen het projectteam op kan steunen, ook wanneer de planningsfases zijn afgerond en de uitvoer begint. 

Ontwikkel je projectmanagementskills 

Bij Schoevers kun je meerdere opleidingen en trainingen volgen die jou helpen je projectmanagementskills bij te spijkeren. Neem jij de leiding in het volgende project? Bekijk ons aanbod voor projectmanagement hier.