“De VA-community voelt als een warm bad”

Na vijftien jaar als supportprofessional (waarvan tien jaar voor dezelfde advocaat) te hebben gewerkt, besloot Melissa Köhler-van der Hulst haar eigen bedrijf op te richten: Melis Support. Waarom maakte ze juist nu deze keuze? En wat zijn haar tips voor anderen die willen starten als VA? Melissa vertelt. “Bespreek je twijfels, dan zie je dat je angst vaak nergens op gebaseerd is.”

Derde generatie supportprofessional

Melissa wist al jong dat ze later wilde werken als supportprofessional. “Al op mijn 14e wist ik dat ik naar Schoevers wilde. Toen stond ik er nog niet eens bij stil dat ik de derde generatie secretaresse in onze familie zou zijn: mijn moeder, tante én oma waren het ook.”

Waarom Schoevers? “Voor dit vak moet je bij Schoevers zijn. Dan weet je zeker dat je de beste opleiding hebt. Ik heb in mijn werk veel profijt gehad van de skills die ik in mijn HBO Office Management geleerd. Je hebt toch net een streepje voor qua kennis, bijvoorbeeld op het gebied van programma’s zoals Microsoft Office. En met een Schoevers-diploma weten mensen dat je een goede secretaresse bent.”

Juridisch secretaresse: als een vis in het water

Na wat eerdere banen als supportprofessional kwam ze terecht in de juridische sector. “Hier voelde ik me als een vis in het water. Ik ben twaalf jaar in deze sector blijven werken, waarvan tien jaar voor dezelfde advocaat. Wij hadden een hele goede klik. Ik ben ook twee keer met hem meeverhuisd naar een ander kantoor. Het laatste kantoor hebben we samen met anderen opgericht.” 

Door de oprichting van het nieuwe kantoor kon een grote droom van Melissa in vervulling gaan: “Ik kon eindelijk een hond nemen! Mijn hond mocht dan mee als kantoorhond.”

Kort daarna begon de coronacrisis. “Het thuiswerken beviel wel. Ik kreeg meer gedaan, omdat ik minder afleiding had. Maar ik vond het wel spannend om in deze tijd op een nieuw kantoor te werken: wat nou als het mis zou gaan? Kon ik dan werk vinden waar ik mijn hond mee naartoe kon nemen?”

Sprong in het diepe

Melissa zag dat steeds meer oud-klasgenoten van Schoevers begonnen als VA. Dat zette haar aan het denken. “Er waren meerdere dingen die op z’n plek vielen. Ik kom uit een ondernemersgezin, dus ik ben bewust of onbewust altijd wel met ondernemen bezig geweest. Ook wilde ik graag op zaterdagen kunnen werken, omdat mijn man dat ook doet. En daarbij dacht ik steeds vaker: hoe leuk zou het zijn als ik weer eens met oud-collega’s kon werken, of met andere advocaten of kantoren?”

Waarom besloot ze zich uiteindelijk in te schrijven voor een VA-opleiding? “Ik heb altijd van iedereen goede beoordelingen gehad, mensen zeiden: jij hebt meer in je mars. Dat was het laatste zetje dat ik nodig had om de sprong in het diepe te wagen.”

Bijdragen aan succes

Sinds 1 oktober is Melissa fulltime VA. “Ik ondersteun advocaten en ondernemers door werkzaamheden die hen veel tijd en energie kosten uit handen te nemen. Denk bijvoorbeeld aan agendabeheer, mailboxbeheer, beheer van de takenlijst, dictaten uitwerken… eigenlijk ben ik een soort legal assistant, personal assistant en officemanager in één.”

Wat vindt ze zo leuk aan deze baan? “Dat ik echt wat kan bijdragen aan het succes van een ander. Ik heb bijvoorbeeld een klant die heel creatief is, maar meer structuur wilde. Doordat ik zijn mailbox bijhoud, hoeft hij daar geen tijd en aandacht meer aan te besteden en kan hij zijn to do-lijst weer overzien.”

Iedere dag is weer anders, vertelt Melissa. “Ik begin mijn dag met het bekijken van mijn mailbox en die van mijn klanten om te zien wat er ligt qua werk. Dan maak ik een indeling voor die dag. Meestal werk ik van 9 tot half 6. Ik pas me aan aan de werktijden van de mensen met wie ik samenwerk. Maar ik kan natuurlijk ook ’s avonds werken als ik dat wil.”

Wat lastiger is aan dit vak, is dat je nu zelf achter je werk aan moet gaan. Maar dat is tegelijkertijd ook weer een leuke uitdaging, vindt Melissa. “Ik heb er vertrouwen in dat ik de kennis en ervaring in huis heb om echt wat te betekenen voor iemand anders.”

Hoe benadert zij zelf klanten? “Ik stuur mensen met wie ik graag wil samenwerken weleens een berichtje met: ‘Ik zie dat je dit en dit doet. Ik denk dat ik je hierbij wel kan helpen, zullen we vrijblijvend kennismaken?’ Meestal vinden ze dat toch wel interessant.”

Veranderingen op de werkvloer

Toen Melissa zo’n vijftien jaar geleden begon met werken, werd er nog nauwelijks op afstand gewerkt. Hoe kijkt ze aan tegen de ontwikkelingen in het vak? “Ik heb natuurlijk niet zoveel veranderingen gezien als mijn oma – die heeft nog de overgang van typemachine naar computer meegemaakt. Maar je merkt wel dat je steeds meer digitaal moet kunnen. Tegelijkertijd kan iedereen steeds meer administratieve dingen zelf doen. Dus dan word je als supportprofessional meer een soort sparringpartner.”

Door de coronacrisis huren bedrijven makkelijker een Virtual Assistant in. “Zeker binnen branches waarin mensen gewend zijn om altijd op dezelfde manier te werken, zoals in de advocatuur, heeft de coronacrisis deuren geopend voor het thuiswerken.”

Ze vervolgt: “Ik denk dat ik zonder de coronacrisis minder snel die stap had gemaakt. Ik had nog helemaal geen ervaring met thuiswerken. Het voordeel van op kantoor werken vind ik toch wel de hechte band die je met elkaar krijgt. Maar ik heb ook ervaren dat je via Skype of een andere tool toch wel de ‘koffieautomaatgesprekken’ met elkaar kunt hebben.” 

Elkaar helpen

Heeft ze nog tips voor mensen die VA willen worden? “Neem contact op met iemand die het al is. Bespreek ook je twijfels met diegene. Dan zie je vaak dat jouw angst nergens op gebaseerd is.”

Wat was haar eigen angst voordat ze begon? “Ik had zelf zoiets van: zitten mensen nog wel op een VA te wachten? Maar er zijn zoveel bedrijven die ondersteuning nodig hebben. Een VA heeft geen werkplek nodig en hoef je niet fulltime aan te nemen. Voor iemand die nog bezig is met het laten groeien van zijn of haar bedrijf is het daarom heel interessant om een VA in te schakelen, al is het maar tijdelijk.”

Sowieso, benadrukt Melissa, is contact zoeken met anderen die al VA zijn, een goed idee. “Ik heb ondervonden dat zowel VA’s als ondernemers elkaar graag helpen en inspireren en elkaar veel gunnen. Zo zijn er diverse Facebookgroepen voor VA’s en (vrouwelijke) ondernemers, waarin je terecht kunt met vragen en voor support, en waarin regelmatig leuke opdrachten voorbijkomen. Dit zorgt ervoor dat je toch het gevoel krijgt collega’s te hebben en dat je er zeker niet alleen voor staat. De VA-community en de ‘ondernemerswereld’ voelen voor mij daardoor als een warm bad.”

Meer weten over werken als Virtual Assistant

Wil jij ook werken als Virtual Assistant? Bij Schoevers vind je verschillende opleidingen en trainingen waarmee je jezelf ontwikkelt tot VA – zowel voor ervaren supportprofessionals als voor starters in het vak. Bekijk het aanbod of lees eerst onze blog ‘Wat doe je als VA?’.